Veelgestelde vragen
Dit zijn de meest gestelde vragen.
Op deze pagina staan de veelgestelde vragen. Deze heb ik verdeeld in vier hoofdgroepen:
Klik op de link om snel naar het onderdeel van jouw keuze te navigeren.
Staat jouw vraag hier niet tussen? Geen probleem, stuur een e-mail via het contactformulier en ik help je graag.
Voor dierenklinieken
Voor optimalisatie, inrichting en de vaste pakketten werk ik specifiek met Animana. Daarnaast volg ik de ontwikkelingen rond andere praktijkmanagementsystemen en digitale oplossingen voor dierenklinieken.
Ik geef geen betaald selectieadvies waarbij ik bepaal welk systeem jullie moeten kiezen.
Je mag me wel vrijblijvend bellen. Ik luister naar jullie wensen, werkwijze en plannen en kan aangeven welke systemen mogelijk interessant zijn om verder te onderzoeken. Ik leg ook uit waarom ik denk dat deze kunnen aansluiten. De uiteindelijke beoordeling en keuze blijven bij de dierenkliniek.
Nee. Ik ondersteun dierenklinieken die al met Animana werken, klinieken die net met Animana starten en klinieken die andere software overwegen.
De aanpak verschilt per situatie.
IDEXX Animana verzorgt de technische implementatie, datamigratie en training.
Ik help daarna om Animana verder in te richten op basis van de werkwijze en behoeften van de dierenkliniek. Zo worden belangrijke keuzes vanaf het begin bewust gemaakt en worden de mogelijkheden binnen het systeem direct beter benut.
Nee. IDEXX Animana verzorgt de officiële implementatie, migratie en training.
Mijn werk richt zich op de verdere inrichting, optimalisatie en vertaling naar de dagelijkse praktijk van de dierenkliniek.
De Persoonlijke Quick Scan is een online sessie van ongeveer negentig minuten waarin we samen naar de huidige inrichting van het Animana-account kijken.
We bespreken wat goed staat, waar mogelijkheden onbenut blijven en welke instellingen of werkprocessen niet meer goed aansluiten. Tijdens de sessie deel ik direct praktische tips en inzichten.
Na afloop krijg je toegang tot een persoonlijke online omgeving met:
- de belangrijkste bevindingen
- gerichte verbeterpunten
- relevante uitleg en documentatie
- links waarmee je zelf verder kunt
Deze omgeving blijft twee maanden beschikbaar.
Nee. Je kunt zelf met de uitkomsten aan de slag.
Wanneer je ondersteuning wilt bij de uitvoering, kun je kiezen voor een gericht pakket, maatwerk of het jaartraject.
Ja. Het kan juist waardevol zijn wanneer verschillende gebruikers deelnemen, omdat zij Animana vanuit hun eigen rol en werkzaamheden bekijken.
Het is wel belangrijk dat de groep werkbaar blijft en dat duidelijk is wie beslissingen over de inrichting neemt.
De Persoonlijke Quick Scan kost €389 exclusief btw.
Gedurende twaalf maanden werken we stap voor stap aan de inrichting en verdere verbetering van Animana.
Er is maandelijks contact. We bepalen samen welke onderdelen aandacht nodig hebben en voeren verbeteringen gefaseerd door. Nieuwe vragen en ontwikkelingen kunnen gedurende het traject worden meegenomen.
Het jaartraject kost €4.999 exclusief btw bij betaling in één keer.
Gespreid betalen kan voor €425 exclusief btw per maand gedurende twaalf maanden.
Nee. Het traject is ook geschikt voor dierenklinieken die net met Animana beginnen en vanaf de start een zorgvuldige inrichting willen.
Op dit moment bied ik de volgende gerichte onderdelen aan:
- automatische oproepen inclusief content
- automatische afspraakbevestigingen inclusief content
- basisprotocollen en algemene content
- Pricing & Charging
- bestaande content omzetten naar een nieuw format
Daarnaast is maatwerk mogelijk.
Het pakket bevat de inrichting van automatische oproepen voor onder andere:
- vaccinaties
- controles
- herhaling van behandelingen
- andere terugkerende zorgmomenten
De bijbehorende content is inbegrepen. Het standaardpakket kan worden uitgebreid met maximaal drie aanvullende oproepen voor de dierenkliniek.
Dit pakket automatische oproepen inclusief content kost €1.199 exclusief btw.
Dit zijn automatische berichten die klanten ontvangen ter bevestiging van een afspraak.
Ik verzorg de inrichting binnen Animana en de bijbehorende content.
Dit pakket kost €399 exclusief btw.
Dit pakket is bedoeld voor algemene teksten, basisprotocollen en mailings binnen Animana.
Vooraf stemmen we af welke inhoud en toepassingen binnen het pakket vallen. Zo is duidelijk wat wordt opgeleverd.
Dit pakket kost €399 exclusief btw.
Pricing & Charging gaat over advies en gezamenlijke inrichting van prijsbeheer binnen Animana.
We kijken naar de huidige werkwijze, prijsstructuur en de manier waarop tarieven binnen het account worden toegepast.
Het pakket Pricing & Charging kost €799 exclusief btw.
Ja. De dierenkliniek levert de definitieve inhoud aan. Ik zet deze om naar het afgesproken nieuwe format en controleer de plaatsing en opmaak.
Dit wordt aangeboden vanaf tien brieven voor €20 exclusief btw per brief.
Dat kan als maatwerkopdracht.
Omdat de omvang en huidige inrichting per dierenkliniek verschillen, kijk ik eerst naar de situatie. Daarna ontvang je een voorstel met de aanpak, ureninschatting en prijs.
Ja. Wanneer een vraag niet binnen een vast pakket past, is maatwerk mogelijk.
Dat kan bijvoorbeeld gaan over instellingen, werkprocessen, productbeheer, communicatie of meerdere onderdelen die met elkaar samenhangen.
Nee. Smart Vet Agency is geen vervanging voor de officiële helpdesk van IDEXX Animana.
Ik help bij inrichting, optimalisatie en praktisch gebruik. Voor technische storingen, softwarefouten en officiële supportvragen blijft IDEXX Animana het aangewezen aanspreekpunt.
Nee. Ik verzorg geen boekhouding of financiële administratie.
Ik kan wel meedenken over de praktische inrichting van tarieven, producten en Pricing & Charging binnen Animana. Voor fiscaal of boekhoudkundig advies heb je een accountant of boekhouder nodig.
Nee. Mijn meeste ervaring ligt binnen de gezelschapsdierensector, maar ik werk ook voor landbouwhuisdierenklinieken en gemengde klinieken.
Mijn expertise ligt bij de vertaling tussen software, werkprocessen en de dagelijkse praktijk. Per opdracht bespreek ik vooraf of mijn kennis en aanpak goed aansluiten.
Dat verschilt per traject.
Voor een Quick Scan is ongeveer negentig minuten nodig. Bij een pakket of jaartraject is input nodig over de huidige werkwijze, gemaakte keuzes en gewenste situatie. Ik probeer de tijdsinvestering voor de dierenkliniek beperkt en praktisch te houden.
Ja, wanneer dat voor de opdracht nodig of zinvol is.
Voor veel gesprekken en afstemmomenten is een online afspraak voldoende. Bij fysieke afspraken maken we vooraf duidelijke afspraken over locatie, reistijd en eventuele reiskosten.
Voor losse of kortdurende werkzaamheden geldt een tarief van €129 exclusief btw per uur.
Bij grotere opdrachten kan ik ook een voorstel maken op basis van een ureninschatting of vaste projectprijs.
Voor PMS en sofwarebedrijven
Ik werk met praktijkmanagementsystemen en andere softwarebedrijven die oplossingen ontwikkelen voor dierenklinieken of de veterinaire markt.
Dat kunnen Nederlandse bedrijven zijn, maar ook buitenlandse organisaties die hun product in Nederland willen introduceren.
Afhankelijk van de opdracht kan ik onder andere worden ingezet als:
- implementatiemanager
- customer success manager
- consultant
- sparringspartner voor productontwikkeling
- begeleider van klanttrajecten
- tijdelijke versterking tijdens groei of afwezigheid
De precieze rol en verantwoordelijkheden spreken we vooraf af.
De meeste opdrachten voor softwarebedrijven zijn tijdelijk of worden voor een afgesproken periode ingericht.
Dat kan bijvoorbeeld een vast aantal uren per week of maand zijn. Bij een langere samenwerking maken we duidelijke afspraken over de rol, inzet, looptijd, support, nazorg en overdracht.
Ja. Ik kan tijdelijk inspringen wanneer een implementatiemanager, customer success manager of andere medewerker afwezig is.
Vooraf bespreken we welke werkzaamheden worden overgenomen en hoe de overdracht aan het begin en einde van de opdracht plaatsvindt.
Ja. Ik kan een rol tijdelijk invullen, processen opbouwen en lopende klanttrajecten begeleiden totdat een vaste medewerker beschikbaar is.
Daarna zorg ik voor een gestructureerde overdracht van werkzaamheden, kennis en documentatie.
Ja.
Ik kan helpen bij het opzetten van onder andere:
- intake en voorbereiding
- implementatieplanning
- klantcommunicatie
- training
- documentatie
- opvolging
- nazorg
- interne taakverdeling
Het proces wordt zo ingericht dat een toekomstige vaste medewerker het kan overnemen.
Ja. Een proces dat in een ander land goed werkt, sluit niet automatisch aan op Nederlandse dierenklinieken.
Ik kijk naar taal, verwachtingen, werkprocessen, communicatie en praktische toepasbaarheid en help het bestaande proces daarop aan te passen.
Ja.
Ik kan meedenken over de vertaling naar de Nederlandse veterinaire markt, de eerste implementaties begeleiden, feedback verzamelen en helpen een werkbare klantaanpak op te bouwen.
Ik kan het klantproces rond een datamigratie begeleiden en afstemmen met de betrokken technische partijen.
Ik voer niet automatisch zelf de technische migratie uit. De taakverdeling wordt vooraf duidelijk vastgelegd.
Ja, wanneer training onderdeel is van de opdracht.
Ik kan trainingen geven, documentatie helpen ontwikkelen en beoordelen welke uitleg gebruikers nodig hebben om goed met de software te kunnen werken.
Ja, wanneer klantbegeleiding, support of nazorg onderdeel is van de opdracht.
We leggen vooraf contractueel vast:
- welke werkzaamheden hieronder vallen
- hoeveel tijd hiervoor beschikbaar is
- hoelang de begeleiding duurt
- welke vragen bij mij terechtkomen
- welke vragen naar het technische team gaan
- hoe aanvullende werkzaamheden worden afgestemd
Nazorg en support zijn dus altijd duidelijk afgebakend.
Ja.
Ik verzamel feedback uit klantcontacten en vertaal deze naar bruikbare informatie voor ontwikkelaars, productmanagement en andere betrokkenen. Daarbij maak ik onderscheid tussen een individuele wens, een terugkerend probleem en een bredere marktkans.
Mijn hoofdrol is niet sales.
Ik kan kansen signaleren, warme leads aandragen en meedenken over de markt. Mijn toegevoegde waarde ligt vooral bij implementatie, klantbegeleiding, adoptie, praktijkvertaling en verdere optimalisatie.
Dat kan allebei, maar de opdrachtgever en verantwoordelijkheden moeten vooraf duidelijk zijn.
Bij samenwerkingen met softwarebedrijven werk ik meestal in opdracht van de leverancier en begeleid ik vanuit die rol de dierenkliniek.
Dat wordt per opdracht afgesproken.
De inzet kan bestaan uit een vast aantal uren per week of maand, voor een vooraf bepaalde periode. De benodigde tijd hangt af van het aantal klanten, de fase van het product en de omvang van de werkzaamheden.
Voor losse en kortdurende werkzaamheden geldt een tarief van €129 exclusief btw per uur.
Bij structurele inzet gelden de volgende tarieven:
- vanaf 32 uur per maand, minimaal drie maanden: €95 exclusief btw per uur
- vanaf 64 uur per maand, minimaal drie maanden: €85 exclusief btw per uur
Vooraf spreken we duidelijk af welke werkzaamheden binnen de inzet vallen en hoe aanvullende uren worden afgestemd.
Ja. Eén vaste dag per week komt meestal neer op ongeveer 32 uur per maand.
Bij een structurele inzet van minimaal drie maanden geldt hiervoor het tarief van €95 exclusief btw per uur.
Losse inzet vraagt relatief veel planning, schakelen en voorbereiding en geeft minder zekerheid in de agenda.
Bij structurele inzet kan ik tijd reserveren, processen beter opbouwen en efficiënter samenwerken. Daarom geldt dan een aangepast tarief.
Vooraf leggen we vast welke werkzaamheden binnen de afgesproken inzet vallen en hoe aanvullende uren worden aangevraagd en gefactureerd.
Zo blijft voor beide partijen duidelijk wat binnen de samenwerking hoort en wat daarbuiten valt.
Support en nazorg worden als apart en afgebakend onderdeel van de samenwerking besproken.
We bepalen wie na de implementatie aanspreekpunt is, welke vragen bij mij terechtkomen, welke vragen naar het technische team gaan en hoeveel tijd hiervoor beschikbaar is.
Ja. Dat is vaak een belangrijk onderdeel van een tijdelijke opdracht.
Ik zorg voor vastgelegde processen, documentatie en een heldere overdracht van kennis, klanttrajecten en openstaande acties.
Ja. Ik kan meedenken over de toepassing, doelgroep, klantreis, implementatie, adoptie en aansluiting op de Nederlandse veterinaire markt.
Ik ben geen softwareontwikkelaar. Mijn bijdrage ligt bij de vertaling tussen product, organisatie, werkproces en gebruiker.
Ja. Ik kan een product of werkwijze beoordelen vanuit de dagelijkse realiteit van een dierenkliniek.
Daarbij kijk ik onder andere naar gebruiksgemak, logica, benodigde uitleg, mogelijke knelpunten en de gevolgen voor verschillende gebruikers.
We beginnen met een gesprek over de fase van het product, de klanten, de bestaande organisatie en de rol die ontbreekt.
Daarna maken we afspraken over:
- werkzaamheden
- verantwoordelijkheden
- uren
- looptijd
- interne afstemming
- klantcontact
- support
- nazorg
- overdracht
- reistijd en fysieke aanwezigheid
Niet automatisch.
Eventuele exclusiviteit of beperkingen moeten vooraf expliciet worden besproken en schriftelijk worden vastgelegd. Daarbij kijk ik ook naar mijn onafhankelijkheid en bestaande samenwerkingen.
Websites en chatbots
Een chatbot kan veelgestelde vragen beantwoorden, informatie vindbaar maken en bezoekers naar de juiste vervolgstap begeleiden.
Dat kan bijvoorbeeld een afspraak, contactformulier, webshop, informatiepagina of persoonlijk contact zijn.
Nee.
Een chatbot is bedoeld om eenvoudige en terugkerende vragen direct af te handelen. Daardoor blijft er meer tijd over voor situaties waarin persoonlijk contact echt nodig is.
Nee.
Ook een kleine of middelgrote organisatie kan veel terugkerende vragen hebben. De toegevoegde waarde hangt niet alleen af van de omvang van het bedrijf, maar vooral van het aantal vragen, de bereikbaarheid en de beschikbare informatie.
Ja. Een chatbot kan ook buiten openingstijden informatie geven.
De chatbot moet wel duidelijk aangeven wanneer direct persoonlijk contact nodig is en hoe de bezoeker de organisatie kan bereiken.
Dat hangt af van de beschikbare agenda of planningsoplossing en de technische koppelingen.
Wanneer online plannen mogelijk is, kan de chatbot bezoekers naar de juiste afspraakmogelijkheid begeleiden.
Een chatbot kan bezoekers doorverwijzen naar producten, categorieën of andere onderdelen van een webshop.
De mogelijkheden hangen af van het gebruikte platform en de beschikbare technische koppelingen.
Nee.
Een chatbot voor een dierenkliniek vervangt geen dierenarts of paraveterinair en stelt geen medische diagnose. De chatbot kan wel algemene, vooraf goedgekeurde informatie geven en aangeven wanneer contact met de dierenkliniek nodig is.
Dat hangt af van het doel, de inrichting en de afspraken over medische verantwoordelijkheid.
Een algemene chatbot moet niet zelfstandig medisch beoordelen zonder een zorgvuldig ontwikkeld en gevalideerd proces. Op de website moet duidelijk zijn wat de chatbot wel en niet kan.
De chatbot gebruikt de informatie die als kennisbron is aangeleverd en ingericht.
Dat kunnen webpagina’s, documenten, protocollen, veelgestelde vragen en andere goedgekeurde bronnen zijn.
Een chatbot kan onjuiste antwoorden geven wanneer de kennisbank, instructies of begrenzing niet goed zijn ingericht.
Daarom zijn een duidelijke kennisbank, goede instructies, testen en periodieke controle belangrijk.
Ik verzamel en structureer samen met de organisatie de benodigde informatie.
Bestaande teksten kunnen worden gebruikt, maar vaak moeten deze worden opgeschoond, aangevuld of herschreven zodat de chatbot er betrouwbaar mee kan werken.
De organisatie blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid van de informatie.
Ik help bij het verzamelen, ordenen, controleren en signaleren van ontbrekende informatie.
Ja. De toon, aanspreekvorm en manier van antwoorden worden tijdens de inrichting afgestemd.
De chatbot moet herkenbaar aansluiten bij de organisatie, zonder zich voor te doen als een mens.
Ja.
Er kunnen afspraken worden gemaakt over situaties waarin de chatbot verwijst naar telefoon, e-mail, een formulier, een afdeling of een andere contactmogelijkheid.
Daarvoor worden duidelijke instructies en grenzen ingericht.
We bepalen vooraf bij welke onderwerpen de chatbot alleen algemene informatie geeft en wanneer de bezoeker naar een medewerker of andere contactmogelijkheid wordt verwezen.
Afhankelijk van het gebruikte platform kunnen gesprekken en veelgestelde vragen worden geanalyseerd.
Daarmee kan worden vastgesteld waar informatie ontbreekt, welke vragen vaak terugkomen en welke antwoorden verder moeten worden verbeterd. Privacy en gegevensverwerking moeten daarbij goed worden geregeld.
Nee.
De organisatie, diensten en vragen van klanten veranderen. Daarom moet de kennisbank worden bijgehouden en moeten antwoorden regelmatig worden gecontroleerd en verbeterd.
Beheer en nazorg kunnen onderdeel zijn van het traject.
Vooraf spreken we af wie verantwoordelijk is voor inhoudelijke updates, technische vragen, controle van gesprekken en verdere verbetering.
Ik verzorg de intake, inhoudelijke vertaling, inrichting en implementatiebegeleiding.
Voor de technische oplossing werk ik samen met gespecialiseerde partners.
Voor veterinaire websites en chatbots werk ik samen met e-commerce.
Ja. Chatbots kunnen ook worden ingezet bij andere kleine en middelgrote organisaties.
Voor chatbottrajecten buiten de veterinaire sector werk ik samen met e-tooling.
Ja. Wanneer daar behoefte aan is, kan een website als onderdeel van een compleet traject worden aangeboden.
Dat kan een losse website zijn of een combinatie van website, chatbot, webshop en andere functionaliteiten.
De technische bouw gebeurt samen met een gespecialiseerde partner.
Ik begeleid de intake, inhoud, afstemming, inrichting en implementatie.
Dat hangt af van de technische staat, het platform en de gewenste functionaliteiten.
Soms kan een chatbot aan een bestaande website worden toegevoegd. In andere gevallen is het praktischer om de website eerst aan te passen of opnieuw op te bouwen.
Ja, wanneer dat technisch en inhoudelijk past.
Binnen veterinaire trajecten kan een webshopkoppeling worden besproken met e-commerce.
Dat kan, afhankelijk van het platform en de gemaakte afspraken.
Vooraf wordt besproken wie verantwoordelijk is voor teksten, technische updates, hosting, beheer en verdere aanpassingen.
Een traject bestaat meestal uit:
- kennismaking en inventarisatie
- verzamelen en beoordelen van informatie
- bepalen van onderwerpen en grenzen
- opbouwen van de kennisbank
- inrichting van toon en doorverwijzingen
- testen
- livegang
- controle en verdere verbetering
De prijs hangt af van de omvang, functionaliteiten, beschikbare content, technische koppelingen en gewenste begeleiding.
Na de inventarisatie ontvang je een voorstel dat past bij de opdracht.
Ja. Op de website van Smart Vet Agency kan een chatbot worden geplaatst waarmee bezoekers zelf kunnen ervaren hoe zo’n gesprek werkt.
Algemene vragen over samenwerking
Ja. Smart Vet Agency is mijn bedrijf en ik voer de inhoudelijke opdrachten persoonlijk uit.
Voor technische onderdelen, zoals websites en chatbots, werk ik samen met gespecialiseerde partners.
Je kunt bellen, mailen of een Teams-afspraak plannen.
Tijdens het eerste gesprek bespreken we kort de vraag, de situatie en wat je nodig hebt. Daarna geef ik aan of ik kan helpen en wat een logische volgende stap is.
Een kort eerste gesprek om de vraag te verkennen is vrijblijvend.
Wanneer inhoudelijke voorbereiding, onderzoek of uitgebreid advies nodig is, maken we daar vooraf afspraken over.
Nee. Veel gesprekken en werkzaamheden kunnen efficiënt online plaatsvinden.
Wanneer aanwezigheid op locatie nodig is, maken we afspraken over locatie, reistijd en eventuele kosten.
Voor een aantal diensten voor dierenklinieken gelden vaste pakketprijzen.
Interim-opdrachten, consultancy, software-implementatie en maatwerk worden aangeboden op basis van een afgesproken inzet, ureninschatting of projectvoorstel.
Nee. Alle genoemde zakelijke prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Bij het Animana-jaartraject kan worden gekozen voor betaling in één keer of voor maandelijkse betaling gedurende twaalf maanden.
Bij andere opdrachten worden de betalingsafspraken in het voorstel opgenomen.
Bij grotere, langdurige of terugkerende opdrachten worden de afspraken schriftelijk vastgelegd.
Daarin kunnen onder andere rol, scope, uren, looptijd, support, nazorg, reistijd, overdracht en betaling worden opgenomen.
Ja. Wanneer een opdracht vertrouwelijke informatie of productontwikkeling betreft, kan een passende geheimhoudingsovereenkomst worden afgesloten.
Op dit moment is Smart Vet Agency niet ingericht als stagebedrijf.
Wanneer dit in de toekomst verandert, wordt dat apart bekendgemaakt.
Staat jouw vraag er niet tussen?
Neem gerust contact op.
Niet iedere situatie past in een standaardantwoord. Na een korte toelichting kan ik meestal snel aangeven of en hoe ik kan helpen.